اصول و روشهای بایگانی اسناد ومدارک

گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود. این امر ضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، كندی بازیابی آنها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد. از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیكی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیكی اسناد و... اشاره كرد. ما در شركت برید برآنیم تا با ارائه یك راهكار مناسب به سازمانها در رفع مسائل فوق یاری رسانیم و برای این منظور سیستم بایگانی اسناد و مدارك را با قابلیتهای زیر طراحی كردیم:

 ساختار اطلاعاتی بایگانی:

بایگانی مجموعه ای از اسناد و مدارك است كه با افزوده شدن حجم آنها امكان دسترسی به این اسناد و مدارك روزبه روز مشكل تر می كند. از طرفی در روشهای سنتی بایگانی، بازیابی اسناد تنها از طریق كلاسه آنها امكان پذیر است و بنابراین تنها از یك طریق می توان به اسناد مورد نظر دسترسی داشت. در سیستم بایگانی برید امكاناتی فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتی پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سیستم تعریف كرد. لازم به ذكر است كه هنگام ورود این پرونده ها و اسناد در سیستم، اقلام اطلاعاتی برای آنها وارد می شود كه این پرونده ها و اسناد مذكور با استفاده از هریك از این اقلام اطلاعاتی قابل جستجو خواهند بود.

مدیریت گردش اسناد(فیزیكی و الكترونیكی):

یكی از اساسی ترین چالشهای بایگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگیری از عدم بازگشت آنها به بایگانی است. همچنین با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیریت این مراجعه بسیار مشكل خواهد شد، از اینرو در سیستم بایگانی برید تمهیداتی برای این قضیه اندیشیده شده است. بدین ترتیب در  بسیاری از موارد كه بحث ارائه اصل اسناد به مراجع ذیصلاح لازم نیست می توان از نسخه الكترونیكی اسناد در سیستم استفاده نمود (امانت الكترونیكی اسناد) و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد می توان با استفاده از امكان امانت پرونده ها سابقه این امر را ثبت، پیگیری و ردیابی نمود.

طبقه بندی اسناد:

در بسیاری از موارد تطبیق ساختار فیزیكی بایگانی با ساختار موضوعی اسناد به دلایل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودی به بایگانی و یا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امكان پذیر نیست. برای رفع این مشكل در سیستم بایگانی برید برای اسناد و پرونده ها امكانی تعبیه شده است تا بتوان آنها را در یك و یا چند موضوع مختلف قرار داد و از این طریق بتوان اسناد و پرونده ها را از طریق موضوعی نیز بازیابی نمود. ساختار سلسله مراتبی موضوعات در این سیستم انعطاف بیشتری در بازیابی اسناد ایجاد كرده است. ایده آل ترین و ساده ترین شكل و روش در بایگانی اسناد استقلال ساختار فیزیكی از ساختار موضوعی است و این مهم جز با یك سیستم بایگانی توانمند مانند بایگانی برید امكان پذیر نخواهد بود.

مدیریت امحاء اسناد:

در بسیاری از موارد با مرور زمان نیاز به اصل اسناد از بین می رود و نگهداری فیزیكی این اسناد مشكلات بسیاری را برای سازمان به ارمغان می آورد. با توجه به اینكه نسخه الكترونیكی از این اسناد در سیستم بایگانی وجود دارد و هزینه نگهداری آن در مقایسه با نگهداری اسناد به شكل فیزیكی بسیار ناچیز است می توان نسخه فیزیكی اسناد را در دوره های زمانی خاصی از بین برد. در سیستم برید امكاناتی فراهم شده است تا سیاست های لازم در این موارد را تعریف نموده و با گزارشات متنوع در این مورد اسنادی كه موعد امحاء آنها فرارسیده است را استخراج نمود و نسبت به امحاء آنها اقدام كرد.

امنیت:

در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد؛ امكان دستكاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد درحالیكه با الكترونیكی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الكترونیك احتمال این امر بسیار كم است. یكی از مشكلات سیستم بایگانی دستی اسناد، نحوه كنترل دسترسی به آنهاست كه محدود به ساختار فیزیكی بایگانی است. با بكارگیری سیستم بایگانی برید امكان تنظیم دسترسی حتی تا جزئی ترین ساختارهای بایگانی امكان پذیر است. علاوه بر این، دسترسی به اسناد با سرویس امانت الكترونیكی به سادگی قابل كنترل و ردیابی است.

« اوژن کیمیاگر فضا »

اطلاعات تماس:

آدرس: تهران،هفت تیر،ابتدای خیابان کریمخان،پلاک 23،طبقه چهارم شمالی

کارخانه: کرج،شهرک صنعتی اشتهارد،بلوارابوریحان،خیابان حسابی غربی، کوچه ی گلچهر دوم

تلفن های دفتر مرکزی :

44 90 30 88 021

838 838 88 021

https://www.ozhanco.com

کلمات کلیدی:

قفسه بندی.قفسه فلزی.قفسه بندی انبار.قفسه ایزی راک.قفسه بندی چند طبقه.قفسه بندی انبار صنعتی.قفسه راک.قفسه بندی راک دستی.قفسه نیم طبقه راک.قفسه راک نیمه سنگین.قفسه بندی.قفسه بندی انبار.قفسه انبار.قفسه ریلی.قفسه بندی راک.قفسه ریلی هوشمند.تجهیزات انبار.قفسه بندی راک.قفسه بندی انباری.قفسه بندی صنعتی.انبار.پالت.پانل.قفسه بندی انبار صنعتی.قفسه بندی انبار پانل راک.قفسه بالکی.قفسه بندی بالکی راک.قفسه پوش بک.قفسه بندی متحرک پوش بک.قفسه پوش بک.قفسه بندی متحرک پوش بک.قفسه و تجهیزات انبار.قفسه بندی مکانیزه.انبار پوش بک.قفسه مشبک

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: